Product Inbox 📬 Backstage #4 - Comment Partoo construit son Produit

L'équipe Produit de Partoo détaille son organisation et leurs process pour faire du Produit.

Hello 👋, bienvenue dans cette 4ème édition Backstage de Product Inbox ! On est désormais 12,046 sur cette newsletter. Merci pour ta lecture et ton soutien 💛.

Je m’appelle Timothé et si ce n’est pas déjà fait, tu peux :

• Faire décoller ton produit grâce à ⭐️ notre collectif de top CPOs ⭐️

• Me suivre sur Linkedin

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🥳 Gros événement Produit en vue (grâce à Userpilot)

Pour la 4ème année consécutive, Userpilot organise son Product Drive Virtual Summit.

Pour cette édition, 10 speakers de renom sont programmés : Marty Cagan, April Dunford, Wes Bush, Maja Voje, Anthony Pierri, Ben Williams, Dan Olsen, Christian Idiodi, Ant Murphy, David Pereira.

Vu les speakers conviés, tu imagines bien qu'un paquet de sujets d'actu seront creusés en live : Product Operating Model, scaler un SaaS sans équipe Sales, GTM pour produits IA, Product Strategy et plein d’autres.

Bonus : Wes Bush, le fondateur de Productled.com tiendra un talk le 8 octobre dans les bureaux de Userpilot à Dublin (si jamais vous êtes dans les parages 😎).

La bonne nouvelle ? L'événement est 100% gratuit.

Le Product Drive Virtual Summit a lieu les 8 et 9 Octobre prochain.

Perso, je serai de la partie (immanquable).

Tu veux réserver ta place ?

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Introduction

Je suis super content de te présenter la 4ème édition “Backstage” de Product Inbox dans laquelle je te partage comment les meilleures startups et scale-ups construisent leur produit.

Dans cette édition, je te dévoile les coulisses de Partoo, une entreprise que je commence à bien connaître après avoir reçu Savinien, leur CPO, à 2 reprises sur Clef de voûte (tu peux découvrir les épisodes ici et ici).

Et si je trouve cette scale-up fascinante, c’est parce qu’elle est un exemple à beaucoup d’égards, en plus d’avoir été longtemps bootstrappée (rarissime en France).

Alors j’ai eu envie de creuser la façon dont Partoo fait du Produit. Et leur équipe a gentiment accepté de répondre à mes questions qui portent principalement sur leur process de développement produit et leur organisation.

Un GRAND merci à Savinien, Eugénie, Matthias, Marin et Anouchka pour cette photo ultra détaillée du développement Produit chez Partoo.

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Partoo, c’est une plateforme collaborative qui permet aux entreprises ayant plusieurs points de vente de mieux interagir avec leurs clients. Pour ça, la scale-up a développé plusieurs produits :

• Un produit de Presence Management pour gérer la visibilité en ligne

• Un produit de Review Management pour gérer la reputation

• Un produit de Feedback Management pour gérer la satisfaction

• Un produit de Messages pour gérer la conversion

• Des applications Web et Mobile

Un aperçu du Produit Partoo

Aujourd’hui, Partoo c’est :

• 33M€ d’ARR (bootstrapped)

• 400 collaborateurs au total

• 30 personnes au Produit

• 112,000 utilisateurs

• 1,500 clients

• 4 produits

L’équipe de Partoo au complet

Pour en savoir plus sur Partoo, clique ici. Et ils recrutent.

Et pour plus d’histoires sur les coulisses des meilleures équipes Produit Européennes, ne manque pas les précédentes éditions Backstage de Product Inbox sur Maze, PlayPlay et Pennylane.

Les points principaux à retenir 🧠

• Les OKRs sont utilisés sur 3 niveaux : entreprise, département, individuel

• Organisation Produit a peu évolué. 4 Tribes décomposées en Impact teams. Lead PM et EM pilotent chaque Tribe. Chaque Impact team = 1 PM + 3 devs minimum.

• Chaque Designer travaille avec 2 à 3 Impact teams

• 20% d'idées top down au total. Priorisation des idées via RICE

• Tâches "Tech" représentent entre 20% de 50% de la roadmap. Politique zéro bug : 7 jours pour résoudre tout bug qualifié par la QA

• Design : prototype non valide si 80% des utilisateurs n'ont pas réussi à naviguer correctement dessus

• Stack outils, quelques exceptions : Storybook, Survicate

• 4 rituels Produit : Product Weekly, Product Breakfast, Product Dej, Product Party Manager

• Utilisation de l'IA pour Discovery, Rédaction, Analyse de données

• Principe important chez Partoo : la culture de la simplicité

✅ Parties clés

1. Organisation & Structure d’équipe

2. Planification Produit

3. Design

4. Spécifique à Partoo

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Organisation & Structure d’équipe

Utilisez-vous les OKRs et dans quelle forme ?

Chez Partoo, l’équipe Produit utilise les OKRs à la fois à l’échelle collective et individuelle, structurés sur une base trimestrielle pour aligner leurs efforts avec leur stratégie globale.

Niveaux d’OKRs chez Partoo

1. OKRs collectifs

   1. Au niveau de l’entreprise : Chaque trimestre, le COMEX définit des OKRs d'entreprise qui reflètent leur stratégie globale. Exemple d’un OKR entreprise : “Générer > 100k€ via le lancement d’un nouveau produit”

   2. Au niveau des départements : chaque département, y compris les Sales, le Customer Support, la Tech, les Ops et les RH, établit des OKRs qui contribuent à atteindre les OKRs globaux de l'entreprise. Dans le département Tech (nldr : incluant le Produit), les OKRs sont définis non seulement par Tribe mais aussi par métier (engineering, data, product management, QA et design). Au sein de l’équipe Produit, les OKRs sont définis par la Lead PM, les Engineering Managers, les Product Managers, les Leads Dev’ et les développeurs.

   3. Exemples d’OKRs des Tribes :

      1. "0% of mobile active users post on multiple platforms"

      2. "3 live beta tests for a product have been performed"

      3. "0 service desk tickets following Messages Import/Export refacto"

   4. Exemples d’OKRs métiers :

      1. "Define a strategy to facilitate central/local collaboration"

      2. "Central/Local vision has been illustrated through a prototype"

      3. "Looker Studio connector has been released"

      4. "Conduct Release quality analysis on 100% of Q3 releases"

2. OKRs individuels :

   1. Chaque membre du personnel définit des OKRs avec son manager pour le trimestre à venir, permettant un développement personnel et professionnel aligné avec les objectifs plus larges de l'équipe et de l'entreprise. Les OKRs individuels sont un mélange d'OKRs aspiratifs (visant des objectifs ambitieux) et d'OKRs d’engagement, assurant l'atteinte d'objectifs spécifiques et mesurables.

   2. Exemples d’OKRs individuels :

      1. "Conduct Root cause analysis on 70% of high-priority/critical Service desk bugs (tracked on Notion)"

      2. "Coordinate Tribes efforts on app settings migration to new design (migration plan, teams alignment & commitment)"

      3. "Create an interactive prototype of the Messages product that has been tested by minimum 30 persons at Partoo"

Au sein de l’équipe Design, chaque trimestre le Lead Product Designer et le Product Designer font le point sur les OKRs du trimestre passé et s’alignent sur 3 à 4 OKRs pour le trimestre à venir. 

Au-delà de permettre un suivi régulier des progrès et d’identifier les challenges, la définition d’OKRs stimule la motivation du Product Designer en donnant un sens à ses tâches quotidiennes et en montrant comment elles contribuent à des objectifs plus larges. C’est aussi l’opportunité parfaite de fixer des objectifs ambitieux qui encouragent les équipes à sortir de leur zone de confort et à développer de nouvelles compétences.

Comment vos équipes sont-elles organisées ? Cela a-t-il changé au fil des années ?

L'organisation de l’équipe Tech & Produit a très peu évolué au fil des ans. Elle s’est bien agrandie mais conserve la même structure organisationnelle. Actuellement, l’équipe est structurée en 4 Tribes. Chaque Tribe possède une mission spécifique qui contribue au développement continu du produit.

L’organigramme de l’équipe Produit de Partoo

• Chaque Tribe a sa propre mission et domaine de responsabilité qui soutient un aspect clé de l’application. Cette structure permet à chaque Tribe de se concentrer sur des objectifs spécifiques, tout en collaborant étroitement avec les autres Tribes pour assurer la cohérence et l'intégration du produit.

• Le Lead PM et l'Engineering Manager de chaque Tribe travaillent de concert pour piloter les initiatives de leur Tribe. Ils veillent à ce que les équipes soient alignées sur la vision globale de l'entreprise et facilitent la collaboration entre les différentes Impact teams.

• Au sein de chaque Tribe sont inscrites plusieurs Impact teams. Chaque Impact team comprend un PM et au minimum 3 développeurs, dont un Lead Developer. Cette configuration garantit que chaque équipe dispose de l'expertise et des ressources nécessaires pour mener à bien ses projets.

Cette organisation en Tribes et Impact teams permet à l’équipe Produit de Partoo de rester agile, d'innover rapidement et de répondre efficacement aux besoins changeants des utilisateurs et du marché.

Les équipes Produit & Design font-elles partie de la même organisation ? A qui les PM reportent ? Cela a-t-il changé au fil des années ?

L’équipe Design fait partie intégrante de l’équipe Produit : chaque Product Designer est assigné à une Tribe différente et travaille avec les 2 à 3 Impact Teams qui la constituent. Le Product Designer travaille ainsi en collaboration avec 2 à 3 Product Managers (chaque Tribe est composée de 3 PMs). Le reste de l’équipe Design (Motion Design, Marketing) est intégré à l’équipe Produit mais n’a pas de rapport direct avec les Product Managers.

L’organisation n’a pas particulièrement évolué au fil des années, hormis le nombre de Product Designers qui a augmenté. Au tout début, un seul Product Designer était présent et travaillait pour les 2 Impact Teams constituant l’équipe Produit. Aujourd'hui, 3 Product Designers sont répartis dans les 3 différentes Tribes. Chaque Product Designer est garant de son projet Web & Mobile, c’est-à-dire qu’il doit concevoir une même solution pour les 2 appareils, et ainsi collaborer avec les PM Web & Mobile.

Planification Produit

Quelle % d’idées (approximatif) arrive “top-down” et quel % arrive “bottom-up” ?

Chez Partoo, les équipes ont la possibilité d’exprimer leurs idées. Chaque équipe a l’opportunité de faire des Discovery sur les sujets qui lui semblent les plus pertinents sur la base des insights reçus mais également sur la base des interviews (et/ou shadowing) qui sont régulièrement menés par les équipes. L’ensemble des sujets sont ensuite scorés en suivant la méthode du RICE (Savinien en parle dans notre épisode de Clef de voûte), ce qui permet d’alimenter les roadmaps d’une manière objective. Bien entendu, il peut arriver que certains sujets soient descendants (“top-down”) pour répondre à des besoins stratégiques. Mais ils représentent moins de 20% de la totalité des sujets.

Comment votre équipe évalue-t-elle les chantiers Produit et sait lorsque quelque chose est hors scope ?

Les insights provenant des équipes internes et des clients sont d'abord attribués à une Tribe spécifique. Ces insights, créées sur JIRA ServiceDesk, se déversent dans Notion où est réalisée l'attribution.

Ensuite, chaque Lead PM répartit sur un rythme trimestriel ces insights (dans Notion) entre les différentes Impact team de sa Tribe. Cela permet d'éviter la réception d'insights hors du champ d'action de son équipe. De plus, en triant les insights, chaque Product Manager met en lumière les principales thématiques des problèmes rencontrés par les clients. À partir de ces informations, une courte Discovery est réalisée, en s'appuyant non seulement sur les insights, mais aussi sur des benchmarks et des interviews réalisés au préalable. Une fois cette Discovery établie, la problématique identifiée peut être attribuée à une nouvelle équipe en fonction des spécialités de chacune d’entre elles. 

Comment, en tant que Product Leader, équilibrez-vous les ressources entre le travail sur de nouveaux produits et la maintenance/les bugs ? Y a-t-il une règle générale ou un système ?

L’équipe Produit aborde cet équilibre de 2 manières :

1. Une planification stratégique :

   Lors de la définition de la roadmap produit, le Lead PM et l'Engineering Manager travaillent ensemble pour s'assurer que les équipes priorisent des tâches "Tech". Cela comprend des initiatives telles que les refactos et le clean du code, qui sont essentielles pour améliorer la qualité globale du produit. Ce type de tâches représente entre 20% et 50% de la roadmap Produit en fonction des périmètres de l’organisation. Cette intégration proactive de tâches techniques dans la roadmap garantit que la maintenance ne deviennent pas un fardeau secondaire, mais une partie intégrale du cycle de développement.

2. Une politique "zéro bug" :

   Pour maintenir la qualité de l’application Partoo, l’équipe a mis en place une politique rigoureuse nommée “zéro bug” il y a deux ans. Selon cette politique, tout bug qualifié par l’équipe QA, et ajouté au backlog, doit être résolu dans un délai de 7 jours. Cela nécessite que chaque équipe alloue du temps dans ses sprints pour la maintenance. L’objectif étant d’aborder les problèmes le plus rapidement possible et d’éviter qu’ils ne s'accumulent.

Ces approches permettent à l’équipe Produit de maintenir un équilibre sain entre l'innovation et la maintenance tout en s’assurant que le produit reste à la fois compétitif et fiable.

Design

Qui assiste aux Design Reviews ? Qui les anime ? À quelle fréquence ?

Décomposition des Design Reviews de Partoo

Chez Partoo, le Design est validé en plusieurs étapes : 

1. Tout d’abord, les flows & wireframes sont réalisés par le duo Product Designer & Product Manager. Puis le parcours est validé techniquement par le Lead Developer en charge du projet, ainsi que le Lead Product Designer, le Lead Product Manager et le CPO. Ce procédé permet d’assurer à l’équipe qu’elle répond à la problématique initiale tout en construisant un parcours simple, intuitif et techniquement réalisable.

2. Une fois l’UX validée, le Product Designer passe à l’étape de maquette, conçue rapidement grâce aux composants du Design System. Ces maquettes sont challengées par le Lead Product Designer, mais aussi par le Product Manager. Le CPO et le CEO peuvent également donner leur opinion sur le résultat final. Toutefois, c’est au moment des tests utilisateurs (en interne avec les stakeholders ou en externe avec les clients réels) que la viabilité des maquettes est validée ou ajustée.

3. Lorsque tout est validé, l’intégration des maquettes commence, et le Product Designer assure un recettage* auprès des Développeurs pour vérifier que le résultat final est identique aux maquettes.

*Le recettage est le fait de repasser sur toute l'application pour vérifier que le design développé est iso au design des prototypes.

Comment l’équipe Design s’assure que la solution proposée est optimale ?

L’équipe Design n’est jamais certaine à 100% que la solution est optimale. Mais tout au long de la conception, l’équipe :

• Échange en interne & en externe pour vérifier le besoin et bien le comprendre

• Analyse la concurrence et les applications les plus populaires pour suivre les standards UX

• Conçoit des Flows & Wireframes pour valider l'UX en amont

• Fait tester les prototypes pour valider le parcours et l'ergonomie

Un produit n'est pas validé tant que 80% des utilisateurs n'ont pas réussi à naviguer correctement sur le prototype et effectuer les missions demandées.

Avez-vous déjà été confronté à une situation où des retours utilisateurs (ou données du marché) vous ont forcé à complètement réajuster votre approche Design ?

Les tests utilisateurs ont parfois révélé que la solution imaginée n’était pas idéale. En cause, des :

• Parcours trop longs : les utilisateurs abandonnaient avant la fin du prototype

• Actions peu compréhensibles : les utilisateurs ne cliquaient pas sur les bons boutons et ne parvenaient donc pas à accomplir la mission demandée

• Utilisateurs non satisfaits : il est arrivé que ceux-ci trouvent l’UI trop chargée (information remontée via les commentaires) ou que la proposition ne réponde pas à leur besoin, dans la mesure où ils devraient répéter l’action à plusieurs reprises dans leur quotidien

Suite à ces retours, l’équipe Design a dû retravailler les prototypes et, parfois, repenser l’intégralité du parcours. Ce fut par exemple le cas pour le projet “Réponse automatique aux avis” où les premières maquettes proposaient un long parcours de configuration et permettaient de distinguer visuellement les modèles manuels des modèles automatisés. En analysant les résultats des tests, l’équipe a constaté que les utilisateurs étaient submergés d’informations et ne comprenaient pas ce qu’ils étaient en train de faire. La conséquence a été de redéfinir la problématique, repenser tout le flow UX et imaginer un MVP répondant aux besoins essentiels.

Spécifique à Partoo

Quelle est votre stack d’outils au Produit ?

1. L’équipe Design travaille quotidiennement avec les outils suivants :

   1. Whimsical, pour maquetter des premiers flows de réflexions ou réaliser des maquettes basse fidélité

   2. Figma, pour concevoir les maquettes et le Design System

   3. Maze, pour tester les prototypes auprès des utilisateurs

   4. Photoshop / Illustrator / InDesign, pour concevoir les documents de communication, les logos ou retoucher des images

   5. Notion, pour documenter les processus de travail, les composants, planifier les projets, documenter les phases de Discovery et centraliser les retours clients

   6. Storybook, pour centraliser les composants développés, partager les guidelines et effectuer le recettage graphique

   7. Survicate, pour le suivi du NPS 

   8. Hotjar et Google Analytics, pour le tracking

   9. JIRA (Atlassian), pour le suivi de projets et la gestion des sprints

   10. Typeform, pour la gestion des formulaires

   11. Service Management (Atlassian), pour la gestion des anomalies

   12. Looker Studio et Metabase, pour la data search et la dataviz

   13. Datadog, pour monitorer et optimiser les performances de l’application 

   14. 360 Learning, pour la formation des membres de l’équipe Produit.

Quels sont certains rituels uniques/fun de l’équipe Produit ou dans l'entreprise de manière générale ?

L’équipe Produit possède de nombreux rituels visant à garantir à la fois une bonne connaissance métier mais également des moments de convivialité avec l’ensemble de ses membres.

1. Product Weekly : ce rituel, qui se tient un vendredi sur deux, vise à partager des retours d'expérience (ex : lancement d’un nouveau produit, étude comportementale sur Hotjar), des travaux de discovery en cours, des stratégies de Tribe, et à inviter des intervenants extérieurs travaillant dans le domaine du Produit.

2. Product Breakfast : ce rituel bimensuel réunit toutes les équipes de Partoo et les équipes Tech (Produit + Engineering) autour d'un petit déjeuner. L'objectif est de permettre aux équipes Tech de présenter les projets à venir à l'ensemble des équipes internes, de se rendre disponibles pour échanger et de recueillir des insights, le tout dans un cadre convivial.

3. Product Dej : ce déjeuner mensuel rassemble tous les membres de l'équipe Produit afin de créer du lien et de favoriser les échanges entre eux.

4. Product Party Manager : chaque trimestre, 3 membres de l'équipe Produit peuvent se porter volontaires pour animer l'équipe. Leur mission est d'organiser des événements conviviaux où les équipes peuvent se réunir et passer du bon temps ensemble (par exemple, la chandeleur, des afterworks, des soirées cinéma, etc.).

Utilisez-vous l’IA dans votre pratique du Product Management ? Si oui, comment ?

L’équipe Produit de Partoo a adopté l’IA dans sa pratique quotidienne :

1. Discovery : l’IA leur permet de challenger leurs raisonnements et de vérifier la pertinence des questions posées (via ChatGPT)

2. Insights : pour récupérer rapidement des enseignements clés sur le transcript d’une conversation entre un client et un CSM, sur un appel d’offre, une vidéo Youtube ou un article (réalisé via Briefly)

3. Rédaction : pour reformuler, traduire, mettre en forme du texte (Compte rendu, feedback etc..)

4. Analyse : Pour trouver une formule SQL ou Excel plus rapidement

L’équipe de Partoo a également son propre outil de documentation basé sur IA. Cette plateforme permet la création de GPTs et est branchée au Slack de Partoo. Elle permet de prompter ChatGPT directement dans Slack afin de tout centraliser au même endroit (voir screenshot ci-dessous).

Outil de documentation basé sur IA de Partoo

Y a-t-il quelque chose d'unique dans la manière dont le Produit envisage le développement Produit ?

Au début de chaque projet, l’équipe Produit accorde une importance particulière à imaginer "une vision" lors de la phase d’exploration. Cet exercice consiste à projeter les prototypes et les scénarios à long terme sans se soucier de l'UX/UI ou de potentielles contraintes techniques. Cette initiative a pour effet de :

• Stimuler la réflexion critique

• Concevoir les produits de manière évolutive

• Engager les équipes

• Fixer des objectifs clairs.

Cette pratique s’est révélée être une méthode efficace pour anticiper et discuter des futurs possibles, renforçant ainsi la confiance des équipes envers leurs solutions.

Un principe fort chez Partoo est la simplicité (on en parle sur Clef de voûte avec Savinien). Tous les jeudis matin, les équipes qui le souhaitent peuvent rencontrer le CEO et le CPO sur une session de 1h nommée “Présentation / Prise de décision Produit” pour challenger leurs maquettes de vision ou d’autres chantiers plus avancées sur le Delivery par exemple. 

Quelques exemples de sujets adressés par le passé pendant ce rituel : 

1. "Présentation d'un nouveau flow d'onboarding"

2. "Présentation de la validation des fiches Google sur mobile"

3. "Présentation de la nouvelle page de settings"

4. "Présentation de la vision du produit Messages"

5. "Présentation des résultats de l'intégration d'IA dans notre produit de Review Management"

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💫 Qu'est-ce que Stellar ?

J’ai cofondé Stellar pour accompagner les dirigeants de startups à faire de leur Produit un moteur de croissance inarrêtable.

Et pour activer cette croissance, on a créé :

• Un collectif de 15 CPO des meilleures boîtes tech (Zenly, Yousign, BlaBlaCar)

• Des formats d’intervention rapides (moins d’une semaine)

• Des solutions concrètes à actionner dans la foulée.

Résultats : vous améliorez vos metrics business, votre vitesse d’exécution et la qualité de votre Produit.

Nous avons accompagné 40 clients depuis notre lancement (dont Zeliq 🇫🇷, Edusign 🇫🇷, Fountain 🇺🇸, Tennders 🇪🇸, Predict4health 🇫🇷).

Notre ambition : vous faire atteindre vos objectifs business et positionner votre produit en leader de son marché.

Envie de travailler ensemble ?

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Pour me soutenir :

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Timothé