Product Inbox 📬 Backstage #5 - Comment Alan construit son Produit

L'équipe Produit de Alan détaille son organisation et leurs process pour faire du Produit.

sept. 05, 2024

Hello 👋, bienvenue dans cette 5ème édition Backstage de Product Inbox ! On est désormais 12,092 sur cette newsletter. Merci pour ta lecture et ton soutien 💛.

Je m’appelle Timothé et si ce n’est pas déjà fait, tu peux :

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Introduction

Je suis super content de te présenter la 5ème édition “Backstage” de Product Inbox dans laquelle je te partage comment les meilleures startups et scale-ups construisent leur produit.

Dans cette édition, je te dévoile les coulisses de Alan, une entreprise réputée pour être à la pointe de l’écosystème tech français.

Et pas pour rien.

Car Alan est connue pour sa culture de l’écrit, sa transparence sur les salaires, sa croissance, le (haut) niveau de ses équipes et la qualité de ses produits. Ce n’est d’ailleurs pas la première fois que je parle d’Alan sur mon média. J’ai reçu Thomas Rolf (Product Lead) dans cet épisode de Clef de voûte.

Après 1h30 passés aux côtés de Thomas, j’ai eu envie d’aller encore plus loin pour mettre en avant leur travail.

Alors je leur ai proposé d’ouvrir les coulisses de la scale-up dans cette édition. Et Thomas et Victor (Product Associate) ont gentiment accepté d’y consacrer du temps.

Un grand merci à Thomas, Victor et à toute leur équipe pour cette photo ultra détaillée du développement Produit chez Alan.

La mission d'Alan est d'être le partenaire santé qui prévient, assure et accompagne au quotidien.

Premier nouvel acteur d’assurance santé agréé par l’ACPR depuis 1986, Alan met la technologie au service de la simplicité et de la transparence pour créer une assurance pour entreprises et indépendants.

Alan innove continuellement en développant des services de santé inclus dans l’offre de partenaire santé. Les membres Alan bénéficient de :

Plans de prévention sur mesure
Médecins à disposition 7/7 sur la clinique virtuelle
Programmes pour le mal de dos ou la santé mentale
Lunettes en ligne
Et bien plus encore.

En quelques chiffres, Alan c’est :

Une présence en France, Belgique et Espagne
530 000 membres et 25000 entreprises clientes
Plus de 370 millions de chiffre d'affaires
570 Alaners au total
100 Software Engineers, 25 Data scientists, 20 Product Managers, 20 Product Designers et 20 Operation managers.
Une satisfaction unique dans le secteur avec un Net Promoteur Score de 70.

Dans cette édition, l’équipe Produit d’Alan partage le reflet de leur culture d’entreprise si singulière dans l’écosystème tech français. Cette culture met l’accent sur la priorité à leurs membres, l’ambition sans peur, l’“ownership” distribué et la transparence radicale.

L’équipe Produit d’Alan au complet (ou presque)

Pour plus d’informations sur les valeurs et les principes d’Alan, clique ici. Et bien, entendu, Alan recrute.

Et pour plus d’histoires sur les coulisses des meilleures équipes Produit Européennes, ne manque pas les précédentes éditions Backstage de Product Inbox sur Maze, PlayPlay, Pennylane et Partoo.

Warning : les choix d'organisation et solutions techniques partagés dans ce format "Backstage" ne doivent en aucun cas être appliqués à la lettre. Nous vous recommandons de toujours penser au contexte de votre entreprise avant de vouloir reproduire une solution qui fonctionne ailleurs.

Les points principaux à retenir 🧠

Organisation distribuée en 9 Areas. Chaque Area composée de 2 à 6 Crews. Chaque Area est dotée d’une Core team de 4 Alaners (profils seniors responsables du succès de l’Area). L’organisation change tous les deux ans.
Recrutement : 6 étapes. Alan favorise les profils ex. entrepreneurs ou PMs issus d’entreprises à forte croissance.
Planification Produit au niveau de l’entreprise : Top-down (via un document nommé Strategy pack) et Bottom-up (via les Product Strategy Reviews dirigées par la Core Team).
Planification Produit sur Area et Crews : 2 à 5 KPIs long terme pour mesurer la santé de chaque Area. Chaque Crew construit des Quarter Plans pour définir des objectifs pour le trimestre à venir. Année civile divisée en 4 trimestres. 2 cycles par trimestre qui débutent par une semaine de Cool down.
Roadmap : pas (ou peu) de roadmap pour les nouveaux efforts produit. Roadmaps long-terme pour les produits établis. Pas d’engagements fermes sur les timelines (sauf cas exceptionnel).
Processus de développement et organisation en constante évolution pour maximiser le temps consacré à la construction du Produit.
Rituels spécifiques : PM coffees & Friday Lightning Praises.

✅ Parties clés

Organisation & Structure d’équipe

Comment structurez-vous les équipes Produit ? Cela a-t-il changé au fil des années ?

Les deux concepts principaux de notre organisation produit sont les Areas et les Crews (nous ne travaillons qu’en anglais en interne).

Areas

Les Areas sont responsables d'une partie spécifique du produit. Par exemple :

L’Area Claims Management, dont la mission est la gestion des remboursements (claims)
L’Area Health Offering, dont la mission est la création et la gestion de nos services de santé, pour nos membres et admins
L’Area Growth & Brand, dont la mission est de faire croître Alan en générant des leads, convertissant des prospects et améliorant notre image de marque

Les Areas sont toutes dotées d’une Core team de 4 Alaners. Ce sont des Alaners seniors des différentes communautés produits les plus pertinentes pour l’Area. Ils sont responsables de la stratégie et du succès de l’Area.

Actuellement, Alan compte 9 Areas, chacune composée de plusieurs Crews.

💡Nous avions historiquement une abstraction supplémentaire avec des Units qui regroupaient des Areas. Nous avons enlevé cette couche intermédiaire pour simplifier notre organisation et distribuer la responsabilité directement aux Areas et à leurs Core Teams.

💡Notre organisation est au service de notre stratégie et nous la changeons tous les deux ans environ. Notre prochaine itération nous permettra de construire des produits pour toutes nos géographies plus efficacement.

Crews

Les Crews sont des équipes pluri-disciplinaires au sein de l’Area, similaires à des ‘squads’ dans d’autres entreprises. Chaque Area est composée de 2 à 6 Crews. Elles se concentrent sur un narratif et des engagements clairs pour nos membres, nos clients ou nos utilisateurs internes. Elles ont une durée de vie fixe (mais renouvelable).

Pour reprendre les exemples ci-dessus :

L’Area Claims Management est composée d’une Crew contre la fraude, une d’analyse de documents, etc.
L’Area Health Offering est composée d’une Crew pour notre clinique en ligne, une pour nos programmes de santé au travail, etc.
L’Area Growth & Brand est composée d’une Crew d’optimisation de leads, une pour notre site public et le trafic, etc.

À quoi ressemble votre processus de recrutement ?

Profils de Product Managers recherchés

Nous n’avons pas de profil type et nous nous efforçons d’augmenter la diversité de notre équipe à mesure que nous grandissons.

Nous considérons avec intérêt les anciens fondateurs de startup et les PMs qui ont expérimentés des entreprises à forte croissance. Nous faisons parfois des recrutements plus spécifiques avec une composante B2B ou AI par exemple.

Processus de recrutement

Un premier entretien pour discuter des motivations du candidat et présenter Alan, avec un PM de l’équipe
Des questions écrites en anglais pour évaluer la capacité de réflexion et de rédaction du candidat.
Un entretien ‘technique’ avec un product manager pour évaluer les compétences en produit
Un entretien avec un leader d’Alan sur les expériences passées et les méthodes de travail
Une prise de références auprès d'anciens collègues.
Une journée complète dans les bureaux d'Alan pour travailler sur des projets et rencontrer l’équipe : l’Alan Day.

Pour en savoir plus sur notre méthode de recrutement, tout est détaillé ici.

Vision & Stratégie Produit

Comment articulez-vous la vision, la stratégie et la roadmap chez Alan ?

Nous utilisons plusieurs documents et processus au cours de l’année. Ils sont associés aux différents niveaux de l’organisation, que vous connaissez maintenant (Areas et Crews).

Au niveau d'Alan

i. Strategy Pack

Le Strategy Pack est un document unique, qui décrit notre vision et nos priorités stratégiques pour l’année.

Chaque Area et Crew prend en compte la dernière version du Strategy Pack afin de définir ses propres objectifs et de prioriser ses projets. C’est le document stratégique de référence pour toute l’entreprise.

Chaque fin d’année, le Strategy Pack est édité pour présenter nos objectifs pour l'année à venir. Entre-temps, chaque décision marquante peut faire évoluer sa direction, par le biais de Product Strategy Reviews.

ii. Product Strategy Reviews

Les Product Strategy Reviews servent à revoir le contrat à long terme (plus de 6 mois) entre Alan et une Area.

Cela peut être lié à :

Une mise à jour importante de la stratégie d’une Area ou de ses mesures de succès (KPIs)
Définir une nouvelle opportunité dans l’Area, qui demanderait d’augmenter la taille de l’équipe
Signaler un objectif en péril et comment corriger le cap.

Les Product Strategy Reviews sont long-terme. Ainsi, elles impactent directement le contenu du Strategy Pack. Celui-ci sera donc édité en conséquence.

Les contributeurs sont Jean-Charles Samuelian (notre CEO) sur les décisions les plus importantes, Thomas Rolf notre Product Lead, les leaders business (ex : General Managers) et les leaders produits (ex: Engineering lead) concernés par la décision.

Les Product Strategy Reviews sont optionnelles, et nous essayons de les limiter en raison de leur coût élevé en temps pour Alan.

Au niveau des Areas

iii. Product Quarterly Reviews

À la fin de chaque trimestre, nous menons des Product Quarterly Reviews dans chaque Area, pour revenir sur le trimestre passé et préparer le suivant en conséquence. Celles-ci permettent ensuite de finaliser les équipes pour chaque Area.

La Core team est responsable de la Product Quarterly Review pour leur Area.

Le template exact que nous utilisons est accessible 👉ici

Le template de Product Quarterly Review chez Alan

KPIs

Les Areas ont entre 2 et 5 KPIs long-terme, afin de mesurer la bonne santé de l’Area et le progrès vers sa mission.

Ils peuvent être techniques ou business. Ils couvrent tous les aspects de l’impact de l’Area sur la mission d’Alan
Ils sont souvent mesurables quantitativement et suivis sur des dashboards
Ils sont stables et ne changent pas d’un trimestre à l’autre - tant que la mission principale de l’Area ne change pas
Ex : la satisfaction de nos clients sur notre expérience RH, notre taux de contact de support pour les produits de l’Area, le coût de traitement d’un remboursement

Ces KPIs sont utiles pour juger la performance du trimestre passé, et mieux définir l’axe du suivant.

Roadmap

Les Areas exposent la direction qu’elles vont prendre pour les prochains 6 mois à travers une roadmap.

Le niveau de détail de celle-ci dépend de la maturité de l’Area : les nouveaux efforts produit n’ont pas (ou peu) de roadmap, contrairement aux produits établis qui peuvent avoir des roadmaps long-terme
La roadmap montre les thèmes que l’Area compte aborder, et ne rentre pas dans le détail du comment
Les timelines des roadmaps ne sont pas des engagements fermes, sauf en cas d’engagement auprès d’un partenaire externe. Ceci nous arrive notamment pour les besoins de nos plus gros clients

Les Product Quarterly Reviews sont revues par les leaders produits & business de l’entreprise. Pendant une semaine, les Areas éditent le document en conséquence, avant d’atteindre une version finale.

💡Nous avons récemment introduit le concept de maturité de nos initiatives produits. Chaque thème est soit un nouveau pari (Explore), un produit qui scale (Expand) ou un produit qui tourne (Run). Selon ces phases, notre approche produit est adaptée.

Au niveau des Crews

iv. Quarter Plans

Les Crews construisent des Quarter Plans, afin de supporter la Product Quarterly Review de leur Area, et donner leurs objectifs pour le trimestre à venir.

Ceux-ci définissent de façon plus concrète ce que l’équipe compte accomplir dans le trimestre.

Les Quarter Plans incluent les éléments suivants :

Un narratif : Une description qualitative de ce que le Crew veut atteindre dans le trimestre.
Les Commitments & Tâches : Ce que le Crew s'engage à réaliser, visant une réalisation à 90%. Le Crew attribue ces engagements par cycles de 6 semaines (que nous évoquerons par la suite), donnant plus de précision aux Quarter Plans. **
Les dépendances : toute dépendance avec d'autres équipes, afin de prévenir les bloqueurs.
Les risques : les risques de sécurité, juridiques ou de confidentialité

Le template exact que nous utilisons est accessible 👉 là

💡 Nous utilisions historiquement les OKRs. Nous avons décidé d’ajuster notre approche pour utiliser des narratifs plus complets, et des Commitments qui correspondent mieux à de nouveaux projets. Nous avions été influencés par cet article de Reforge à l’époque.

Sur quelle période planifiez-vous votre développement Produit ? Comment cela a-t-il évolué au fil du temps ?

Vous savez maintenant quelle organisation et documents nous utilisons chez Alan. Cette section vous aidera à comprendre quand et comment tout fonctionne ensemble.

L'année civile est divisée en 4 trimestres, chacun comprenant 2 Cycles. Chaque trimestre commence par une semaine de Cooldown ❄️. Les experts y reconnaîtront l'influence de la méthodologie de Shape Up.

Le développement Produit annuel chez Alan

Chaque trimestre, nous confirmons et adaptons la direction pour le trimestre à venir.

Ce processus s’étend sur plusieurs semaines. Il prend en compte un mélange de direction top-down et de suggestions bottom-up pour aligner les priorités et le staffing de chaque équipe ⬇️

Étape 0
- Les Crews font le point sur leurs Commitments et tâches du premier Cycle. Ils adaptent ceux du deuxième si besoin. C’est le Mid-quarter check-in
- Cette étape est gérée de manière indépendante par chaque Area.

➡️ L’Area réalise les maximum de Commitments sur le trimestre en cours

Étape 1
- Les Areas utilisent les Product Strategy Reviews pour changer de direction si nécessaire
- Nous éditons le Strategy Pack, pour refléter 1) les changements de direction potentiels au niveau de l’entreprise 2) les mises à jour par les Areas.

➡️ Les priorités Produit et le budget pour chaque équipe est décidé

Étape 2
- Les Areas finalisent leurs Product Quarterly Reviews
- Les Crews finalisent leurs Quarter Plans
- Les Product Quarterly Reviews sont relues avant d’être enfin validées.

➡️ La direction des Areas et les objectifs précis de leurs Crews sont finalisés.

💡Une devise à laquelle nous tenons est “We’re here to build products, not overhead”. Nous itérons régulièrement sur notre processus pour limiter le temps total passé à planifier.

Vue chronologique d’un quarter de développement Produit chez Alan

Spécifique à Alan

Quelle est votre stack d’outils produit ?

Voici la stack d’outils que nous utilisons chez Alan :

La stack d’outils de l’équipe Produit de Alan

Quels sont certains rituels uniques/fun de l’équipe Produit ou dans l'entreprise de manière générale ?

Chez Alan, nous avons une culture remote et basée sur l’écrit. Il est donc essentiel d’avoir des rituels qui nous permettent de créer un esprit d’équipe et de s’assurer que le niveau de confiance est propice à se donner du feedback direct.

PM Coffees : chaque semaine, les Product Managers se retrouvent en groupes de 5 pour des cafés virtuels informels. Ces groupes changent tous les cycles de façon aléatoire (période de 6 semaines, évoquée précédemment). C'est l'occasion de discuter de sujets variés, de partager des idées et de renforcer les liens. Les cafés vont de sessions de Geoguessr endiablées, à des débats philosophiques (ou pas !).
Friday Lightning Praises : tous les vendredis, l'équipe Produit prend un moment pour partager des éloges rapides sur le travail accompli par d’autres PMs durant la semaine. Cette pratique renforce l'esprit d'équipe et la reconnaissance mutuelle. Apprenez-en plus grâce à notre article 👉ici.
Onsites / Offsites / Check-ins : l'équipe Produit participe à des rassemblements physiques réguliers pour renforcer la cohésion :
- Onsites : chaque trimestre, l'équipe se réunit en personne pour des sessions de travail intensives, des activités de team building et des événements sociaux. Ces onsites se font à Paris dans nos bureaux. Ils sont un mix entre des temps en Community et en Area.
- Offsites : une fois par an, l'équipe Produit se retrouve dans un lieu agréable pour quelques jours de détente et de réflexion stratégique.
- Check-ins bi-annuels : deux fois par an, tous les Alaners se rassemblent pour quelques jours de célébrations et de team-building. Ils servent aussi à souligner les succès des derniers 6 mois et à aligner l'entreprise sur les prochaines étapes.

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Timothé